介護スタッフは、同僚や上司、ご利用者との情報共有のために”効果的な文章”が書ける必要がある。
仕事において効果的な文章とは？
「短く、読みやすく、印象に残りやすい」文章である。
では「短く、読みやすく、印象に残りやすい」文章の書き方を習ったことはあるだろうか？
このブログ記事は3冊の本と1つの動画を参考にしている。
その中でも主に参考にしたのはこちら。
長いと書いていて疲れます、長いと読む気が萎えます、長いと要点がボケます、長いと頭に残りません、長いと時間がかかります、長いと書くことが嫌いになります。
短いは正義です。
何故文章力を磨く必要があるのか？
介護スタッフは今、生産性が要求されている。
介護スタッフの生産性とは、
- ・効率的な介護、支援の提供
- ・時間をかけず、かつ適切に業務を遂行
生産性を上げて、ご利用者に費やす時間を増やすのだ。
文章作成で”生産性が高い”とはどんな状態だろう？
時間をかけずに”情報を共有”、”情報が伝わる”ことである。
書き手も時間をかけず、読み手も時間がかからない文章は、短くて読みやすいのだ。
結論から書く
思いつくまま書いてはいけない。
まずは結論、次に理由や経緯、その次にあなたの知っている情報を書こう。
ビジネス場面では基本この”型”でいくのがベターと思われる。
ご利用者に報告する”利用報告書”でも同様である。
- 【結論】「今日は△△活動で、Aさんとてもいい笑顔を見せてくれました＾＾」
- 【説明1】「△△活動では同じサイズの小さな紙がたくさん必要です。」
- 【説明2】「Aさんは細かい作業が得意なので、ハサミを器用に使い誰よりも早くたくさん作ることが出来て大活躍！
- 同じ場にいた人たちからは賞賛の嵐で、嬉しさを普段あまり表情に出さないAさんのドヤ顔が印象的でした＾＾」
- 【補足】その時の様子をインスタにあげています。よかったらAさんと一緒にご覧になってください。
まず一番言いたいことを文頭に持ってきて、「ん？なになに？」と読み手を引き込もう。
次にその理由や説明で「あぁ、そんなことがあったのか！」と納得させる。
最後に補足があれば付け加える。
さらにあなたならではの分析と提案で信頼される
先ほどの文にさらに付け加えてみよう。
- 【意見や提案】「△△活動が得意であれば○○活動なども得意ではないかと感じました。
- もしよろしければ、過去にAさんが取り組んだ△△と似たような活動があれば教えていただけますか？
- 今後の支援や活動に役立てることが出来るかもしれません。」
自分の家族のことで、こんな文章が送られてきたら嬉しいに決まっている。
速攻でインスタをチェックし、過去に同様のことをやっていたか思い出すだろう。
その日は晩ごはんを食べながら家族会議かもしれない。
このように、短文で情報を伝える必要が多い仕事の場面では、結論から書いてみよう。
慣れていないと、考えることから始まるのでストレスを感じるかもしれない。
ただ、”型”ができてくるとあなたは文章を書くのが楽になり、伝わる。
一文一意 60字以内
先程の文を一文で繋げてみると、
- 「今日は△△活動で、Aさんとてもいい笑顔を見せてくれたのは、△△活動では同じサイズの小さな紙がたくさん必要ですが、Aさんは細かい作業が得意なので、ハサミを器用に使い誰よりも早くたくさん作ることが出来て大活躍で同じ場にいた人たちからは賞賛の嵐で、嬉しさを普段あまり表情に出さないAさんのドヤ顔が印象的でした＾＾」（151字）
長いのだ。151文字を一文にしていいのは公文書だけである。
読んでいる途中で「あ、長いな…、最初なんて書いてあったんだっけ？」と別のことを考えさせてはいけない。
文章は相手に伝えることが目的である。
伝わらなかったり、相手に読む時間をかけさせてしまっては生産性が低いと言える。
基本は一文一意 60字以内に収めよう。
パソコンやタブレットであれば1.5行、スマホであれば3行に収めれば、大体60文字くらいになる。
終わりに
全3回記事となる前編は概要のみ。
中編は「短く、読みやすく」、後編で「印象に残りやすく」する小技集を紹介する。
僕は文章力を高めると介護スタッフの生産性向上になると考えている。
一方、マコなり社長は文章力を高めると年収が上がると言っている。
年収が上がるほど重要だと言う人がいるなら一見の価値ありだと思わない？
